Arşiv Takip Sistemleri

Arşiv Takip Sistemleri

Dijital Arşiv Sistemi Nedir?

Dijital Arşiv Sistemi, dosyaların ve belgelerin taranarak veya taranmış dosyaların sisteme aktarımı yapılarak kategorilere ayrılmış, temel arşiv sistemlerine uyumlu, elektronik ortamda dosyanın erişim bilgileriyle (indeks, tarih, arşivdeki adres bilgileri) birlikte veritabanı oluşturma sistemidir. Bu sistem; gerektiği anda ilgili konu bilgileriyle anında erişim yapabilmeyi sağlayan, her türlü ölçekte kurum ve kuruluşların kullanabileceği bir arşiv yönetim sistemidir.

Dijital arşiv klasik arşive göre birçok yönden avantajlı, daha rahat ve daha kullanışlıdır.   

Neden Dijital Arşiv?

»   Ülkemiz hızlı bir teknoloji gelişimi içindedir. Kurum ve kuruluşlar başta e-Türkiye ve e-dönüşüm konularında sistemlerin içinde yer almak için sistemlerini kurmak ya da hazırlamak zorundadırlar.

»   Kurumlar değerlerini artırmak için bilgiye istenildiğinde ulaşabilmek için bilgi ve belgelerini çağın gereklerine uygun hale getirebilmelidirler.

»   Belge, sayısı ile değil, içinde barındırdığı bilgi ile değeri ölçülür. » Zamanında erişilemeyen bilgi, değerini yitirebilir.

»   Kuruluşlar, rakipleri ve zamanla yarışmaktadırlar. 

Algan yazılım ne yapar?

Uzman ekibimiz tarafından, uzun yılların birikimi neticesinde kurum – kuruluş ve özel sektör temsilcilerin belge ve bilgi yönetimi başta olmak üzere karşılaştıkları problemler, hassas bir şekilde izlendi ve bu problemler fazla detaylandırılmadan aşağıdaki şekilde belirlendi:

 •  Yılların birikimi olan dağınık evrak,

•  Geçmişte üretilen bu yoğun evrakın göreceği işlem ve sisteme aktarılması problemi,

•  Günümüzde evrak yönetim sistemlerinin hazırlanması ve geçmiş evrak ile bir bütünlük kurulması,

•  Genel belge ve bilgi yönetim sistemini destekleyen arşiv ve evrak kayıt sistemlerinin kurulması,

•  Yürürlükte olan mevzuata uygun hareket etme ve mevzuatın yeterli olmadığı hallerde Yönerge ya da Talimatlar hazırlanması,

•  e-devlet uygulamaları uygun olarak sisteme aktarılacak olan evrakın sayısal olarak dosya planlarının hazırlanması yada hazırlanmış ise sisteme düzgün olarak aktarılması,

•  Dijital arşiv adıyla her belgenin taranarak kuruma maliyet çıkarılmasının önüne geçilmesi,

•  Belge ve bilgi yönetimlerini destekleyecek yeterli alt yapının olmaması halinde bunun sağlanması, eğitiminin verilmesi ve sistemde devamlılığın sağlanması,

•  Kurulacak olan sistemlerin kullanılabilir, personel ve kurum odaklı olması, 

Neden sizin sisteminizi tercih etmeliyim?

Günümüzde bilişim sektöründe faaliyet gösteren firmalar hemen hemen her konuya el atmış, her türlü projenin içinde yer almaya başlamışlardır. Uzman bir bilişimci iyi bir tasarımcı, iyi bir kod yazıcı olabilir. Fakat proje yapılan konuda uzman bir danışmana ihtiyaç duyarsınız. İşte bu noktada biz bilişim sektöründe deneyimli bir kadronun yanında bilgi ve belge yönetiminde konusunda uzman ve tecrübeli bir ekiple çalışmaktayız.

Çalıştığımız her proje yürürlükteki mevzuata , pratik belge yönetim sistemi kriterlerine, kamunun kendi iç dinamiklerine uygun, günümüz teknolojisini yakından takip eden son derece gelişmiş projelerdir.

Ayrıntılı bilgi almak için sitemizi ziyaret ediniz. www.e-klm.com.tr